虚拟机

文档管理

文档管理有什么帮助?
为什么要花时间寻找文件,应该在你的指尖?

文件管理的好处

必威体育赞助商供应商管理解决方案—文档管理(VMS-DM)允许独立的第三方帮助您减轻与管理复杂和关键的供应商文档相关的风险。通过利用该服务,您可以增加关键文档、合同、证书和许可证的可见性,从而实现卓越的运营,并降低业务的总体风险。

  • Vendor-Supplier数据库
  • 利率和续签
  • 合规
  • 无限存储所有文件
  • 数据库管理
  • 合同期限的通知
  • T&C分离和通知
  • 检查、认证和License通知
  • 席位许可证

文件管理提高效率和有效性

文档,无论是电子文档还是纸质文档,几乎是任何企业的基本组成部分。管理业务信息(有时来自多个来源)可能是一项具有挑战性的任务。

根据您的公司的性质,获取、存储和检索纸质和电子文档的文档管理解决方案可以为您的组织提供许多关键的好处。

发现提高效率和提高员工绩效的操作解决方案通常从文档管理开始。文件管理包括文件的数字化、组织和存储。该流程使查找、共享、跟踪和保存所有文件变得更容易,并简化了办公流程和归档系统。

的好处

虚拟机文件管理

基于软件的DMS的好处

商业财产成本在增加,存储纸质文件的费用也在增加。基于软件的文档管理解决方案可以减少对文件柜、盒子和存储箱的需求,这对任何企业都是一项有价值的资产。必须以硬拷贝形式保存的文件通常可以存放在成本较低的地方,如异地仓库或保险库。

文档管理增强安全性

文档安全性对许多企业来说至关重要。文档存储库提供了对敏感文档的更好控制。可以在文件夹级别控制对文档的访问。此外,文档存储库还会留下审核记录,包括谁查看了文档、何时访问了文档以及如何修改了文档。受管理文档具有高度可跟踪性,并且可以对其进行标记以允许自动警报。

改进的法规遵从性

某些文档的遵从性需求可能相当复杂。不符合要求可能会导致罚款、吊销执照,在某些情况下还会导致刑事责任。诸如萨班斯奥克斯利法案(Sarbanes Oxley)和HIPPA等联邦和州监管法规要求制定严格的安全和隐私准则。安全DM降低了不合规的风险。

更容易检索

搜索和检索文档可能非常耗时——我们都知道时间就是金钱。特定于您的企业的文档管理解决方案可以是一个强大的、节省时间的工具。通过文档管理解决方案,只要有互联网连接,就可以在任何时间从任何地方检索文件。

更好的协作

有了文档管理,信息共享和协作就容易多了。可以从多个位置访问从不同来源捕获的文档。电子成像使得通过电子邮件或互联网在网络上共享文档成为可能。它为业务流程提供了更大的可见性,并允许更好的工作流。

更好的备份和灾难恢复

任何文档管理解决方案都应该包括数据备份和灾难恢复计划。有了数字存档作为备份,纸质文档就可以免受火灾、洪水和其他灾难的侵袭。此外,由于图像文件是集中存储的,因此在查看后不会丢失或放错地方。文档不太可能被误归档,如果是这样,它们也更容易通过交叉索引进行定位。文档可以在进入系统时进行数字化和存档。

想了解更多关于VMS文档管理的信息吗?

使用这个联系表格与我们联系。我们的代表会联系你的。一旦我们更多地了解您的需求,我们将能够为您的业务提供解决方案。

  • 在分析

    提供识别盈利趋势和比较/对比随时间的变化。

  • 基准测试(Rates-Terms):

    通过对支出类别和供应商的全国性洞察,获得竞争优势。

  • 供应商风险管理:

    跟踪历史供应商数据。避免重复选择错误。

  • 文档管理系统

    通过详细的集中存储库提高搜索效率。

  • 供应商合同和协议库存

    阻止潜在成本影响协议的错位和资产损失。

  • 花的可见性

    确定储蓄机会,以更好地执行和促进合同遵从。

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